Komplexität im Arbeitsalltag mit VUCA-Strategien bewältigen
Wie in unserem Blogbeitrag „New Work ist kompliziert, nicht komplex“ erläutert, bleiben weder Leadership noch Strategien in Organisationen von der Dynamik der neuen Arbeitswelt „New Work“ verschont. Erfahrungen, Glaubenssätze und Paradigmen kommen an ihre Grenzen, da es nicht mehr nur diesen einen Weg oder DAS Führungsinstrument gibt. Standardvorgehen werden immer weniger möglich bleiben, weshalb mehr denn je, die Fähigkeit sich Veränderungen anzupassen, eine neue Qualität wird.
Diese Unplanbarkeit wird mit dem Akronym VUKA (volatil-unsicher-komplex-ambivalent) beschrieben. Sie beschreiben die Dynamik, die getrieben durch den technologischen Fortschritt, bisherige Mechanismen auf dem Markt auf den Kopf stellt. Das heisst auch, dass für künftige Handlungen kaum mehr frühere Erfahrungen und Erfolge herangezogen werden können, unabhängig, ob sie gross oder klein sind. Die Welt wird komplexer, dies macht sogar kurzfristige Entscheidungen schwierig. Der Kunde ist zudem bestens informiert und entscheidet innert „Swipe-Länge“, was höchste Anschlussfähigkeit auf dem Markt erfordert.
Also reduziert man in komplexen Situationen Alles auf das Wesentliche und fängt dort an – mit viel kleineren Schritten vorangehend und mittels einer Planung auf Sichtweite. Die Learnings (Erfolge und Fehler) daraus ermöglichen die nächste Hypothese, weswegen die Rede von experimentellem Vorgehen ist.
Unsere Kunden fragen uns, „gibt es kein grundsätzliches Modell bei VUKA, das wir „implementieren“ können? Die Antwort dazu ist in VUCA-Prime, das Du in allen Stufen der Organisation anwenden kannst. Wir wünschen Dir viel Erfolg mit den vier Grundstrategien gegen komplexe Situationen sowie unserem Extratipp.
Praxistipp 1: Mit Vision gegen Volatilität
Wenn sich die Ausgangslage (ständig) ändert, ist es wichtig, sich auf die Vision zu fokussieren, d.h. Orientierung zu schaffen, wohin es soll.
Praxistipp: Erarbeite mit Deinem Team (ggf. mit Kunde u/o Anspruchsgruppen) Deine Vision und visualisiere es in Bildern und Worten z.B. der Team-/Firmenname, dass sich aus Textteilen und Symbolen zusammensetzt etc. Wenn das Vorgehen durch vuca ausgelöst, ständig ändert, kann die kontinuierliche „Kalibieren“ nach Wozu/Wohin die adaptierte Stossrichtung geben. Das miteinander verbindende Fernziel und das Wissen, ein Teil dessen zu sein, schafft in Teams ausserdem ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl, effizientere Entscheidungsfindung und bei Kunden sogar die Erhöhung von Kundenloyalität.
Praxistipp 2: Mit Verstehen (Understanding) die Unsicherheit reduzieren
Wenn die Ausgangslage unsicher ist, vergleichbar mit der aktuellen Planungsunsicherheit während der Pandemie, ist es wichtig, diese Situationen den Beteiligten zu verdeutlichen. Sobald die Beteiligten die Situation und ihre eigene Relevanz dazu verstehen, verringert sich einerseits die Unsicherheit und andererseits erhöht sich das Vertrauen, damit bestmöglich umzugehen.
Praxistipp: Zusammenhänge gemeinsam thematisieren und z.B. durch Team-Working Agreements ausarbeiten, was der eigene Beitrag in dieser Situation sein kann. Die in ISO 9001 geforderte Ergebnisorientierung ist ein geeigneter Ansatz, das Du anwenden kannst. Analyse mit Deinem Team das angestrebte Ziel, beteilige Deine internen/internen Kunden und richte die vorgelagerten Abläufe, Schnittstellenarbeit, Kompetenzen etc. auf das angestrebte Ergebnis aus.
Praxistipp 3: Mit Clarity (Klarheit) gegen Komplexität antreten
Wenn die Ausgangslage vielschichtig ist, fokussiere Dich auf den Kern der Sache (Wozu) und blende Nebenschauplätze und Abhängigkeiten soweit ab. Letztere kannst Du auch später kontinuierlich und bei Bedarf berücksichtigen. Die Klarheit über die Priorität der „Nebenschauplätze“ kannst Du gemäss dem Ansatz in ISO 9001:2015 vornehmen. Praxistipp: Vereinfach die komplexe Ausgangslage auf den kleinst-möglichen Teil (wozu). In Kombination mit der oben erwähnten Zusammenarbeitsvereinbarung im Team, worin auch die Werte wie Vertrauen, Transparenz oder Mut festgehalten sind, kannst Du nun den priorisierten Handlungsbedarf durch Hypothesen fokussieren und adaptiv weitergehen. Deine gelebten Werte aus der Working-Agreement bilden dabei die Grenzen bei der Zusammenarbeit.
Praxistipp 4: Mit Agilität der Uneindeutigkeit begegnen
Wenn die Ausgangslage uneindeutig ist, ist es wichtig, durch Anpassungsfähigkeit schnell auf sich ändernde Situationen zu reagieren.
Praxistipp:Begegne der Uneindeutigkeit, indem Du die Lösung und Entscheidung über den Handlungsbedarf dort fällst, wo die Einschätzung über den ehesten nächsten Schritt am nächsten ist. Dies sind meist nicht in Funktionstiteln, sondern bei den Teams mit Fachkenntnissen. Wenn die Hierarchie sehr wichtig ist, unterbreite dem Vorgesetzten im Team erarbeitete Szenarien und biete es ihm zur Wahl. Die gemeinsame Erarbeitung der Lösungsszenarien lässt auch Fehler besser aushalten, weil sie nicht einer alleine getroffen hat.
Praxistipp 5: Hybrides statt religiöses Vorgehen
Aller Anfang ist schwer. Entgegen anderen Auffassungen haben wir mit einem sanften Wandel und Übergangsphasen sehr gute Erfahrungen gemacht. Wir bieten unseren Kunden deshalb den Change in «hybrider Vorgehensweise» an. Konkret bedeutet das, gemeinsam die Wozu-Frage an Nahtstellen zwischen agil und traditionell identifizieren und aufeinander abstimmen. So unterstützen wir die Verhinderung von einer „Wir-Ihr“-Kultur.
