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Kanban-Board für Deinen Fokus-„Muskel“

Fokus durch Planung

 

Du nimmst Dir vor, fokussiert an einer ganz bestimmten Aufgabe zu arbeiten und wirst dauernd unterbrochen?

 

Solche Tage kennen wir bei uns auch. Sie treten beispielsweise ein, wenn wir an einem Montagmorgen einen Blogeintrag wie diesen schreiben wollen, damit wir mit unserer Size Consens-Community Praxistipps teilen können.

Meist sind es Montage, wo wir voller Tatendrang in die Woche starten, und uns gedanklich auf das Thema fokussiert haben, dafür in der Fusszeile den Fokus-Modus  aktivieren und loslegen.

 

Und dann, die Ablenkung, die mit dem Satz beginnt «nur kurz… fragen, anrufen, abklären, schreiben, teilnehmen…». Dabei stand doch nur ein einziges To-do auf dem Plan: den Blogbeitrag zu schreiben.

 

Und hier schon der erste Stolperstein. Es war MEIN Plan und nicht der anderen – die mich auf ihrem Plan haben.

 

Deshalb ist es wichtig, vorausschauend zu planen UND es auch anzukündigen, im Voraus bei Teamsitzungen, Dailys etc. und auch währenddessen Du an der Aufgabe bist.  

 

Und so bedeutet Fokus auch harte Selbst-Disziplin, dass alles andere in den Hintergrund rücken soll; also alles, was „nicht relevant“, „nicht jetzt“, „nicht hier“ und „nicht zu diesem Thema“ ist – später noch erledigt werden kann.

 

Vorausschauende Planung ist also die Grundlage für Fokus. Und ohne diesen wird man zum Spielball von all denen, die ihren Plan mit mir machten.

 

Unser Praxistipp für Fokus ist ein Werkzeug, womit Planung und Visualisierung zugleich gelingt, ist das sog. Kanban-Board. Sie ermöglicht Vorbereitung und Vordenken für beispielsweise den kommenden Montag und den Blogbeitrag, der geschrieben werden soll. Das richtet nicht nur Dein Unterbewusstsein thematisch danach aus, es verdeutlicht auch anderen Teammitgliedern, wie Du verplant bist.

 

Die derzeit hippe Methode um die bunten Kanban Tafel hat ihren Ursprung in Japan und stammt aus dem guten alten Qualitätsmanagementsystem von Toyota.

 

Ob digital, Excel Tabelle oder mit Hilfe eines Flip-Charts. Das Kanban besteht in seiner einfachen Version aus drei Spalten: “zu erledigen”, “in Arbeit” und “erledigt”.

 

Die zu erledigenden Aufgaben werden auf Heftnotizen (Post-It’s) geschrieben und in die entsprechende Spalte platziert. Auch andere dürfen Dir die Aufgabe in die erste Spalte «zu erledigen» zwischenparken, bis DU sie priorisierst, einplanst und in Bearbeitung nimmst, wodurch sie in die zweite Spalte «in Arbeit» wechseln und so lange dort bleibt, bis es schliesslich in der Spalte «erledigt» landet.

 

Der Fokus entsteht nicht nur in der Visualisierung der Aufgaben für Dich und andere, sondern in der sog. WIP (Work in Progress). Diese WIP-Limit stellt in seiner einfachsten Form der Anwendung sicher, dass Du durch eine überschaubare Anzahl Aufgaben (in der Regel 4), auch das dafür optimale Arbeitstempo einplanst und so den Fokus behältst.

 

Damit ist das WIP-Limit praktisch der Türsteher, der nur so viel Arbeit durchlässt, wie geplant sind. So kannst Du die Anhäufung unvollendeter Aufgaben verhindern, die sonst von Deinem Fokus-Aufgabe ablenken.

 

Bei unseren Kanban-Schulungen werden wir oft gefragt, wieviel die ideale WIP-Limit beträgt. Das kann man nicht einfach beantworten, es kommt darauf an, ob Du das das Kanban nur für Dich oder im Team verwendest. Ob es eine Frist gibt. Aber eine Faustregel, das immer funktioniert ist mittels der Frage «wiviel Aufgaben kann ich gleichzeitig denn machen?».

Beispiel: Wenn Du bspw. drei Teammitglieder hast und jedes Teammitglied nicht mehr als zwei Aufgaben gleichzeitig bearbeiten kann, beträgt der resultierende WIP-Grenzwert 6
(3 Teammitglieder x 2 Aufgaben).

Begleitet mit der Praktika «Stop Starting, stop finishing», ist das Kanban ein einfaches Werkzeug für fokussierte Arbeit. Probiere es einfach aus und teile Deine Erfahrungen mit uns! Viel Erfolg.