Prozess-Management nur QM- oder Zukunftsaufgabe?

„Prozessdokumentation ist wie das Qualitätsmanagement selbst, eine kaum Mehrwert schaffende Tätigkeit, völlig überholt und höchstens für Zertifizierungen nützlich!“ 

Tatsächlich begegnen wir solchen oder ähnlichen Äusserungen immer wieder. Beim letzten Mal in einem Auftrag, wo es darum geht, das Qualitätsmanagement-System zu optimieren und eine länderübergreifende, einheitliche Qualitätskultur zu entwickeln. Wie wir darüber denken und was eine aktuelle Studie über die Bedeutung von Prozessoptimierungen in der DACH-Region aussagt, haben wir zusammengefasst. 

Der Stellenwert der Prozesse

Prozesse bilden das Rückgrat jedes Unternehmens und sind nicht nur für Zertifizierungen gut. Dass es kaum Mehrwert schafft oder gar überholt ist, ist der Unwissenheit der Mitarbeitenden zuzuschreiben. Überholt ist höchstens die Art der Prozessdokumentation, wozu wir mit dem Blogbeitrag zu Process Mining verdeutlicht haben. Prozesse sind essentiell für die Erreichung von Geschäftsziele, Digitalisierungsstrategien und damit für die Schaffung von Mehrwert.

Laut einer *Studie halten 98% der Führungskräfte in der DACH-Region Prozessoptimierung für wichtig oder unerlässlich, um ihre Unternehmensziele zu erreichen. Besonders im ICT-Bereich ist Prozessoptimierung ein zentrales Thema, wobei 97% der ICT-Führungskräfte deren Bedeutung betonen.

 

Hauptgründe für Prozessoptimierungen

1. Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und anderen aufkommenden Technologien: Führungskräfte in der DACH-Region sehen grosses Potenzial in der Implementierung von KI und innovativen Technologien. 69% der Befragten betrachten das Interesse an neuen Technologien als treibenden Faktor für die Prozessoptimierung in den nächsten 12 Monaten. Dies zeigt, dass viele Unternehmen die Einführung von KI als wichtigen Schritt zur Steigerung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz ansehen​.
2. Bessere Kostenkontrolle: Kostensenkung ist ein zentraler Motivationsfaktor für Prozessoptimierungen. 68% der Führungskräfte nannten die Senkung von Kosten als einen der fünf wichtigsten Treiber. Dies wird besonders in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit relevant, da optimierte Prozesse helfen können, Ausgaben zu reduzieren und den Cashflow zu verbessern​.
3. Höhere Flexibilität und Reaktionsfähigkeit im Hinblick auf schwankende Marktbedingungen: Unternehmen streben nach höherer Agilität, um besser auf Marktveränderungen reagieren zu können. Die Optimierung von Prozessen ermöglicht es ihnen, schneller und flexibler auf neue Herausforderungen zu reagieren und so ihre Innovationskraft zu stärken. Dies ist besonders wichtig in einem sich ständig wandelnden Marktumfeld​.
   

Herausforderungen: ständiger Krisenmodus verhindert Prozessentwicklungen

Trotz der klaren Vorteile gibt es zahlreiche Hindernisse, die Unternehmen davon abhalten, ihre Prozesse zu optimieren. Zu den grössten Herausforderungen gehören Datensilos, Abteilungssilos und die Komplexität der Prozesse. Diese Faktoren erschweren die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten erheblich. Ein Drittel der Befragten gab an, dass Prozessoptimierung oft in den Hintergrund rückt, weil Unternehmen ständig im Krisenmodus arbeiten müssen. Veraltete Systeme stellen ein weiteres häufiges Problem dar​. 

 

Und wie schon in früheren Blogbeiträgen verdeutlicht, tun sich Unternehmen gut darin, die Prozessoptimierung voranzutreiben, indem sie diese Hindernisse überwinden. Aus unseren Aufträgen wissen wir, dass die Investitionen in die Technik nur ein Teil sind. Der andere ist die Bereitschaft, in einen kulturellen Wandel innerhalb der Organisation zu investieren. Mitarbeiter und Teams müssen ermutigt werden, kontinuierlich nach (Qualitäts-)Verbesserungen zu suchen und innovative Lösungen zu implementieren.

 

Fazit

Die Studie zeigt deutlich, dass Prozessoptimierung ein zentraler Hebel für den Unternehmenserfolg in der DACH-Region ist. Unternehmen, die es schaffen, ihre Prozesse aktuell und effektiv zu optimieren, können nicht nur ihre Leistungsfähigkeit und Produktivität steigern, es wird ihnen an der Grundlage fehlen, sich auf zukünftige Herausforderungen der Digitalisierung sowie Automation vorzubereiten.

 

Durch unsere Begleitung, Mitarbeit und Befähigung gelingt es unseren Auftraggebenden, die notwendigen Schritte zu unternehmen und ihre Organisationen auf das nächste Level der Prozessoptimierung zu bringen. Auch befähigen mit unseren (Inhouse-)Seminaren im Aufbau einer AI/KI Strategie und Digitalisierungskultur.
https://www.size-academy.ch/seminar-aufbau-ai

 

*Dieser Blogbeitrag basiert auf den Erkenntnissen des DACH Process Optimization Reports 2024, der über 400 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragte​.